Kunde

mittelständisches Unternehmen der Metallverarbeitung, 107 Mitarbeitende

Anliegen

Das Unternehmen ist in Personalangelegenheiten unsicher. Es ist schwierig, qualifizierte Mitarbeitende zu finden und es besteht eine große Sorge hinsichtlich der Auswirkungen des demographischen Wandels auf das Unternehmen. Für das Unternehmen ist es ärgerlich und bedrohlich, wenn gute Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, z.B. weil es zwischenmenschliche Konflikte gibt, die vermeidbar erscheinen. Die Führungskräfte verhalten sich häufig inkonsequent, um die Mitarbeitenden nicht zusätzlich zu vergraulen. Das führt innerhalb der Belegschaft zu Gefühlen von Ungerechtigkeit und Inkonsequenz.

Das Unternehmen verfügt über eine sehr gute Personalverwaltung. Die Werte für Bindung, Krankheit und Fluktuation entsprechen dem Branchendurchschnitt. Die Geschäftsführung vermutet eine mittlere Arbeitszufriedenheit. Gelegentlich werden Maßnahmen zur Personalentwicklung angeboten, z.B. Seminare zur Verbesserung der Kommunikation. Neue Mitarbeitende zu finden ist schwierig und bei der Einstellung von neuem Personal werden viele Zugeständnisse gemacht, was in der Auftragserfüllung zu Schwierigkeiten führt.

Das Unternehmen möchte ein Konzept erarbeiten, indem Strategien zur Bewältigung der geschilderten Herausforderungen dargestellt werden.

Analyse

In einem Workshop werden die grundsätzlichen Optimierungsbereiche des Personalmanagements für die Organisation geprüft. Die Optimierungsbereiche sind in der Grafik zusammenfassend dargestellt.

Einige Ergebnisse:

  • Es gibt kein gezieltes Personalmarketing, um die Organisation als attraktiven Arbeitgeber darzustellen
  • Die Organisation arbeitet im Personalbereich mit wenigen und wenig aussagefähigen Kennzahlen (z.B. Krankenstand statt Produktivität)
  • Die Personalplanung erfolgt nicht strukturiert und mit gängigen Instrumenten (Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, Entwicklungsbedarf …)
  • Die Rekrutierungsbemühungen sind nicht an moderne Medien angepasst
  • Die eigenen Mitarbeitenden werden nicht bedarfsgerecht aus- und weitergebildet
  • Mitarbeitende klagen über zu hohe Belastungen und zu wenig Entlastung (unausgewogene Work-Life Balance)
  • Die Vielfalt der Mitarbeitenden wird nicht zum Vorteil der Organisation genutzt

 

Ziel

Innerhalb von sechs Wochen liegt ein Konzept vor, das wirkungsvolle Strategien zur Bewältigung der Herausforderungen im Personalbereich beschreibt. Das Konzept umfasst maximal 30 Seiten, ist in einer klaren und verständlichen Sprache verfasst und enthält eine Projektplanung und die einzelnen Schritte, Aktionen und Maßnahmen für die nächsten 24 Monate. Das Konzept steht dem „Arbeitskreis Personalmanagement“ zur Verfügung und wird unter der aktiven Mithilfe von Hünting Resources erstellt.

Umsetzung

Die Teilziele wurden in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht. Die „Quick wins“ sind:

  • Kurze Impulsbefragung zu den Themen Arbeitszufriedenheit und Belastung (10 standardisierte Fragen, die wissenschaftlichen Ansprüchen genügen, Online, ca. 2 Minuten)
  • Zeitnahe Darstellung der Ergebnisse und zwei Veränderungen aufgrund der Befragung (Anpassung von Pausenzeiten, die zu großen Differenzen zwischen den Mitarbeitenden geführt hat, Überarbeitung des Pausenraums (Anstrich, Fußboden, Anordnung von Möbeln)
  • Mittelfristig: gemeinsam mit den Mitarbeitenden die genauen Arbeitstätigkeiten festlegen und ein verständliches Organigramm mit klaren und transparenten Zuordnungen erstellen (häufig war nicht klar, welche Aufgaben Mitarbeitende tatsächlich haben, viele kleine Aufgaben waren den Führungskräften nicht präsent)
  • Einführung von förderlichen Kommunikationsstrukturen

Evaluation

Die Umsetzung der Maßnahmen wird sorgfältig und systematisch untersucht. Die Ziele unserer Evaluation liegen in der Ausübung von Kontrolle, der Gewinnung von Erkenntnissen und der Schaffung von Transparenz, um einen Dialog zu ermöglichen.

  • Einführung einer Kennzahl für die Produktivität der Belegschaft und damit der gesamten Organisation (als Ergänzung zum Krankenstand)
    • Finden einer geeigneten Kennzahl (Resilienz-Index)
    • Online-Befragung in einem Teilbereich (Rücklauf-Quote)
    • Prozessoptimierung (standardisiertes Feedback)
    • Online-Befragung für das gesamte Unternehmen (Rücklauf-Quote)

In dem Unternehmen liegt der Resilienz-Index bei 21 Prozent. Das bedeutet, dass 21 % der Mitarbeitenden keine gute Balance zwischen den beruflichen Anforderungen und den Bewältigungsstrategien für die beruflichen Anforderungen hat. Diese Mitarbeitenden sind in ihrer Belastbarkeit und Leistungsfähigkeit (stark) eingeschränkt. Der Wert ist geringfügig besser als im Durchschnitt aller Unternehmen. Für das kommende Jahr wird eine Verbesserung des Indexes angestrebt und es werden in Fokusgruppen Maßnahmen erarbeitet, die zu einer Verbesserung führen werden.

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