Auf Kurs in der Personalwelt:

Wie ein mittelständisches Metallverarbeitungsunternehmen die Herausforderungen im Personalmanagement meisterte

In der heutigen Zeit, in der qualifizierte Mitarbeitende schwer zu finden sind und der demographische Wandel auf Unternehmen drückt, ist ein effektives Personalmanagement von entscheidender Bedeutung. Dieser Blogartikel wirft einen Blick auf die Reise eines mittelständischen Unternehmens der Metallverarbeitung mit 107 Mitarbeitenden, welches Unsicherheiten im Personalbereich zu bewältigen hatte. Erfahren Sie, wie klärende Workshops, Mitarbeiterbefragungen und gezielte Maßnahmen zu einem fundierten Konzept führten, das die Arbeitszufriedenheit steigerte und das Unternehmen widerstandsfähiger gegenüber den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt machte.

Wer war der Kunde und was war das Anliegen?

Ein mittelständisches Unternehmen der Metallverarbeitung mit 107 Mitarbeitenden, das vor Herausforderungen im Personalmanagement stand.

Worin bestand die Herausforderung?

Das Unternehmen war unsicher in Personalangelegenheiten, hatte Schwierigkeiten, qualifizierte Mitarbeitende zu finden und war besorgt über die Auswirkungen des demographischen Wandels auf das Unternehmen. Für das Unternehmen war es ärgerlich und bedrohlich, wenn gute Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, z.B. weil es zwischenmenschliche Konflikte gibt, die vermeidbar erscheinen. Die Führungskräfte verhielten sich häufig inkonsequent, um die Mitarbeitenden nicht zusätzlich zu vergraulen. Das führte innerhalb der Belegschaft zu Gefühlen von Ungerechtigkeit und Inkonsequenz.

Wie sah die Vorgehensweise nun aus?

Ein Workshop zur Überprüfung der Optimierungsbereiche im Personalmanagement bildete den Ausgangspunkt. Klare Ergebnisse zeigten, dass gezieltes Personalmarketing, aussagekräftige Kennzahlen, strukturierte Personalplanung und zeitgemäße Rekrutierungsbemühungen fehlten. Das Ziel war die Erarbeitung eines Konzepts mit wirkungsvollen Strategien zur Bewältigung dieser Herausforderungen.

Das Unternehmen verfügte über eine sehr gute Personalverwaltung. Die Werte für Bindung, Krankheit und Fluktuation entsprachen dem Branchendurchschnitt. Die Geschäftsführung vermutete eine mittlere Arbeitszufriedenheit. Gelegentlich wurden Maßnahmen zur Personalentwicklung angeboten, z.B. Seminare zur Verbesserung der Kommunikation. Neue Mitarbeitende zu finden war schwierig und bei der Einstellung von neuem Personal wurden viele Zugeständnisse gemacht, was in der Auftragserfüllung zu Schwierigkeiten führte.

Das Unternehmen wollte ein Konzept erarbeiten, indem Strategien zur Bewältigung der geschilderten Herausforderungen dargestellt werden.

Die Ergebnisse im Überblick

In einem Workshop wurden die grundsätzlichen Optimierungsbereiche des Personalmanagements für die Organisation geprüft. Die Optimierungsbereiche sind in der Grafik zusammenfassend dargestellt.

Einige Ergebnisse:

• Es gab kein gezieltes Personalmarketing, um die Organisation als attraktiven Arbeitgeber darzustellen
• Die Organisation arbeitete im Personalbereich mit wenigen und wenig aussagefähigen Kennzahlen (z.B. Krankenstand statt Produktivität)
• Die Personalplanung erfolgte nicht strukturiert und mit gängigen Instrumenten (Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, Entwicklungsbedarf …)
• Die Rekrutierungsbemühungen waren nicht an moderne Medien angepasst
• Die eigenen Mitarbeitenden wurden nicht bedarfsgerecht aus- und weitergebildet
• Mitarbeitende klagten über zu hohe Belastungen und zu wenig Entlastung (unausgewogene Work-Life Balance)
• Die Vielfalt der Mitarbeitenden wurde nicht zum Vorteil der Organisation genutzt
• …

Was war das Ziel des Unternehmens?

Das Ziel des Unternehmens war es, dass innerhalb von sechs Wochen ein Konzept vorliegt, das wirkungsvolle Strategien zur Bewältigung der Herausforderungen im Personalbereich beschreibt. Das Konzept sollte maximal 30 Seiten umfassen, in einer klaren und verständlichen Sprache verfasst sein und eine Projektplanung und die einzelnen Schritte, Aktionen und Maßnahmen für die nächsten 24 Monate enthalten. Das Konzept sollte dem „Arbeitskreis Personalmanagement“ zur Verfügung stehen und unter der aktiven Mithilfe von Hünting Resources erstellt werden.

Wie können die Ziele umgesetzt werden?

Die Teilziele wurden in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht. Die „Quick wins“ waren:

• Kurze Impulsbefragung zu den Themen Arbeitszufriedenheit und Belastung (10 standardisierte Fragen, die wissenschaftlichen Ansprüchen genügen, Online, ca. 2 Minuten)
• Zeitnahe Darstellung der Ergebnisse und zwei Veränderungen aufgrund der Befragung (Anpassung von Pausenzeiten, die zu großen Differenzen zwischen den Mitarbeitenden geführt hat, Überarbeitung des Pausenraums (Anstrich, Fußboden, Anordnung von Möbeln)
• Mittelfristig: gemeinsam mit den Mitarbeitenden die genauen Arbeitstätigkeiten festlegen und ein verständliches Organigramm mit klaren und transparenten Zuordnungen erstellen (häufig war nicht klar, welche Aufgaben Mitarbeitende tatsächlich haben, viele kleine Aufgaben waren den Führungskräften nicht präsent)
• Einführung von förderlichen Kommunikationsstrukturen
• …

Evaluation der Maßnahmen

Die Umsetzung der Maßnahmen wurde sorgfältig und systematisch untersucht, unter anderem durch die Einführung von Kennzahlen für die Produktivität der Belegschaft und damit der gesamten Organisation und den Resilienz-Index. Der Resilienz-Index lag bei 21%. Das bedeutet, dass 21 % der Mitarbeitenden keine gute Balance zwischen den beruflichen Anforderungen und den Bewältigungsstrategien für die beruflichen Anforderungen hatte. Diese Mitarbeitenden waren in ihrer Belastbarkeit und Leistungsfähigkeit (stark) eingeschränkt. Der Wert ist geringfügig besser als im Durchschnitt aller Unternehmen. Für das kommende Jahr wurde eine Verbesserung des Indexes angestrebt und es wurden in Fokusgruppen Maßnahmen erarbeitet, die zu einer Verbesserung führen werden.